В чл. 11, ал. 2 от Закона за медиацията определя, че за начало на процедурата по медиация се счита денят, в който страните са постигнали изрично съгласие за започването й, а когато липсва изрично съгласие – денят на първата среща на всички участници с медиатора.
В чл.15, ал.1, т.6 от същия закон се казва, че процедурата по медиация се прекратява с изтичане на 6 месеца от началото на процедурата.
Предвид тези разпоредби, една процедура по медиация може да продължи до 6 месеца.
Етапите, през които обикновено протича процедурата са следните : първа обща среща на страните, индивидуални срещи, с всяка от страните/когато те пожелаят това или логиката на процеса го налага/ и окончателна обща среща за подписване на споразумението.
Общата среща е първият момент за сглобяване на общата картина на случилото се по спора. За страните тя е възможност да изразят гледната си точка и емоциите си, да бъдат изслушани и да получат признание за основанията си да мислят или действат по даден начин..
В зависимост от нагласата на страните на първата обща среща, медиацията може да приключи дори в рамките на нея, както и може да не се налага провеждането на отделни срещи. В някои случаи обаче страните са напрегнати или враждебно настроени и продължаването на общата среща може да е непродуктивно. Затова е възможно първата обща среща да приключи дори непосредствено след първоначалните изявления на страните (или в крайни случаи – и след откриването от медиатори и съвсем кратки начални изявления от страните) и да се премине към отделни срещи.
Отделната среща е лична и поверителна среща между медиатора и една от страните, по време на която медиаторът може да разговоря с нея по-неформално и искрено, отколкото в присъствието на другата страна. Освен това тя се счита за “есенцията” (най-важната част) по процедурата по медиация, понеже се използва от медиатора за извършване на по-голямата част от работата по изготвянето на спогодбата, а именно за генериране и оценка на различни алтернативи за решаване на спорове.
По време на отделните срещи, медиаторът работи за това да разшири виждането на страните за ситуацията, да намери допълнителна информация и дори нови факти, да открие лежащите в основата на спора интереси. Тъй като индивидуалната среща предоставя по-сигурна среда, медиаторът може дори да посочи на страните слабостите в техните аргументи, за да предизвика в тях съмнения за крайния резултат и да ги накара да сверят очакванията си с действителността.
Практиката показва, че една процедура по медиация често приключва в две срещи от по два часа.
